Kassa-systemen : Koopgids

De technologie staat niet stil. En dat geldt ook als het op transactieverkeer aankomt. Concreet: er bestaan slimme kassasystemen met aangepaste software op de markt die het u makkelijker, sneller en veiliger maken. Plus: de kans op fouten en fraude aan de kassa wordt bijna nihil.

Welke soorten kassasystemen bestaan er?

Natuurlijk kennen we allemaal de kassa’s met toetsen als op een toetsenbord en een scherm dat de prijs aangeeft. Deze modellen worden echter langzamerhand vervangen voor moderne modellen met touchscreens en het gemak van ingebouwde software.

Enkele voordelen van kassasystemen met software:

• Telfouten komen bijna niet meer voor. Er hoeven immers bijna nooit meer bedragen te worden ingetikt. Het volstaat om op een toets te drukken die overeenstemt met een bepaald product, of om een barcode te scannen.
• Elke medewerker kan een ‘sleutel’ of code krijgen: zo kan heel precies worden achterhaald wie er wanneer was ingelogd en eventueel een fout maakte.
• Bepaalde systemen zijn rechtstreeks verbonden met de software voor voorraadbeheer. Elke stockbeweging wordt dan in realtime geregistreerd, de geüpdate voorraad is onmiddellijk raadpleegbaar en bijbestellingen kunnen automatisch gebeuren.

Wat doet de software precies in kassasystemen?

De ingebouwde software in kassasystemen kent vele functies die uw werkzaamheden een stuk gemakkelijker zullen maken. Deze voordelen gelden zowel voor de front als back office.

Front office: de voordelen voor de klant

Het is uiteraard cruciaal dat een bepaald systeem het, het MKB gemakkelijk maakt. Maar natuurlijk staat de klant altijd centraal. Ook hierbij speelt een kassasysteem een grote rol.

• Zo hebben kassa’s veelal gebruiksvriendelijke touchscreens. Per kassa en zelfs per gebruiker kan worden bepaald welke functies en toetsen zichtbaar zijn. Zo kunnen huidige, nieuwe of tijdelijke werknemers gemakkelijk en snel werken, wat de wachttijd voor de klant verkort.
• Nog een voordeel: als de verbinding tussen een kassa en de server wordt verbroken, kan de operator veelal verder werken. Nadien synchroniseert de kassa automatisch met de server.
• Wat als het solden zijn? Of als een winkel promoties biedt? Dan moet het kassasysteem makkelijk in te stellen en te gebruiken zijn. Dankzij de slimme software is dat veelal een kinderspel, en worden geen fouten gemaakt, waardoor de klant niet moet wachten.

Back office: de voordelen voor het MKB

Een kassasysteem met software bespaart u veel tijd. En tijd is geld. Hoe doet die software dat precies? Een overzicht van de functies:

De kassa’s instellen

• Vrije indeling artikelkaart (uniek voor kassasoftware)
• Artikelen aanmaken
• Touchknoppen/groepen aanmaken
• Omzet per periode bekijken

Inkoop- en voorraadbeheer

• Importgegevens
• Bestanden leveranciers
• Voorraad raadplegen per groep, leverancier, etc.
• Invoer inkoopopdrachten
• Automatisch bijbestellen
• Doorsturen kostprijs voorraden aan boekhouding
• Prijsafspraken leverancier

Relatiebeheer

• Spaarsysteem
• Relaties aanmaken en veranderen
• Vrije indeling relatiekaart
• Gegevens beheren per relatie
• Omzet per relatie

Statistieken

• Talloze rapporten raadpleegbaar
• Omzet per relatie, groep, artikel enzovoort
• Rapportage op maat

Filiaalbeheer

• Heldere en volledige rapportages per filiaal
• Voorraad per filiaal makkelijk raadpleegbaar, waar u ook bent
• Uitgebreide autorisatie voor elk personeelslid

Voor wie zijn kassasystemen interessant?

De voordelen spreken voor zich en kassasystemen zijn praktisch in elke situatie toepasbaar. De software is aan te passen en in te stellen op specifieke situaties en sectoren. Zo zal bijvoorbeeld de buurtwinkel, bakkerij, supermarkt, detailhandel en horeca er voordeel uit kunnen halen.

Accessoires

Een kassasysteem kan worden uitgebreid met meerdere accessoires. Zo kunt u denken aan bijvoorbeeld een ingebouwde weegschaal,  een draadloze bestelterminal, een draadloze betaalterminal, een ingebouwde of losse scanner en een bonprinter.

Hoeveel kosten kassasystemen?

De kosten van een kassasysteem hangen sterk af van de functionaliteiten die de ingebouwde software biedt. Basissystemen zullen rond de €200 kosten. Uitgebreide systemen zijn echter een stuk prijziger en dan dient u te denken aan een bedrag van rond de €2000. Waar de kosten vanaf hangen en exacte prijzen zult u in deze gids kunnen vinden.

Wat is het beste: een betaalterminal kopen of huren?

Beide opties bieden hun eigen voor- en nadelen. Voor het aankopen van een kassasysteem dient u te beschikken over een startkapitaal. Daarnaast zult u upgrades en updates moeten aankopen. Bij het huren van een kassasysteem betaald u een maandabonnement en onderhoud, services, upgrades en updates kunnen vaak worden opgenomen in het abonnement.