Hoe werkt tijdsregistratie in bedrijven?

Er zijn altijd veel vragen over het al dan niet gebruiken van een prikklok in een bedrijf. Is het noodzakelijk? Voor welk model moet u kiezen? Welke stappen moeten er worden ondernomen? Hoe snijdt u dit onderwerp aan bij uw werknemers? Dit zijn slechts enkele van de vragen die we in dit artikel zullen proberen te beantwoorden!

Moet u uw bedrijf voorzien van een prikklok?

Laten we beginnen met het geven van een kleine definitie! Een prikklok is een klein apparaat dat de salarisgegevens verzamelt. Het heeft tot taak de werkuren en vrije dagen van elke werknemer te registreren en op te slaan. Zodra deze informatie is verzameld, stuurt het tijdskloksysteem van het bedrijf de informatie door naar uw HR-platform.

De prikklok is gebruiksvriendelijk en kan zowel in grote als in kleine Belgische bedrijven worden geïnstalleerd.

Het is duidelijk dat de prikklok een uitstekend instrument is voor het beheer van aanwezigheids- en tijdregistratie. Helaas is niet iedereen een voorstander van het systeem. De prikklok werd lange tijd vooral beschouwd als een controlemiddel en heeft geleidelijk aan terrein verloren. Toch is de prikklok minstens zo gunstig voor werknemers als voor werkgevers!

Voor de onderneming is het van essentieel belang om de aanwezigheidsuren nauwlettend in het oog te houden. Maar dat kan niet door de hele dag buiten bij de voordeur te staan! Door een prikklok te installeren, kan de manager een oogje in het zeil houden zonder tijd te verliezen. Het is ook een uitstekende manier om aan flexibiliteit te winnen, want door het aantal aan- en afwezigen te registreren, zal de onderneming beter in staat zijn in te spelen op veranderingen. Tot slot mogen we niet vergeten dat de arbeidstijd rechtstreeks verband houdt met het loon. De prikklok, die meestal aan HR-software wordt gekoppeld, maakt het ook mogelijk het beheer van de loonadministratie te vereenvoudigen.

Belangrijk om te onthouden: Om de installatie van de prikklok rechtsgeldig te laten zijn, moeten bepaalde regels in acht worden genomen. Hoewel de manager degene is die de beslissingen neemt, kan hij de prikklok niet van de ene dag op de andere installeren. Hij moet eerst in het bezit zijn van een administratieve vergunning. In het geval van een unilateraal besluit is het absoluut noodzakelijk dat hij al zijn personeelsleden op de hoogte brengt.

Ook voor de werknemers is de installatie van een prikklok interessanter dan het op het eerste gezicht lijkt. Het gedoe met betrekking tot het claimen van overuren en de ongelijke behandeling van werknemers is voorbij. Van nu af aan, zal alles worden opgenomen in uw persoonlijke omgeving! Ga er in het algemeen van uit dat als u zich altijd aan uw uren hebt gehouden, de prikklok voor u geen probleem zal zijn. Aan de andere kant zullen werknemers die het niet zo nauw nemen met pauzes of aankomsttijden, aangezet worden om daar zorgvuldiger mee om te springen.

Goed om te weten: het wordt vaak vergeten, maar de prikklok is ook een goed argument voor de verdere uitbreiding van het telewerken. Dankzij de digitale prikklok (of "online klokken") kunnen werknemers hun aanwezigheidsuren registreren vanaf een smartphone, tablet of computer.
Belgische bedrijven zijn dan ook minder terughoudend om één of meerdere dagen telewerken aan te bieden, aangezien ze de op afstand gewerkte uren kunnen bijhouden. Een goed punt voor Belgische werknemers die hun reistijd of benzinekosten willen beperken!

Het verschil tussen een prikklok en een badgelezer

Misschien vraagt u zich af of er een verschil is tussen een prikklok en een badgelezer? Om deze vraag te beantwoorden, moeten we een beetje terug in de tijd.

In het verleden gebruikten de Belgische bedrijven zogenaamde "mechanische prikklokken" om het aantal gewerkte uren te registreren. In werkelijkheid ging het om kartonnen kaarten die moesten worden gestempeld bij aankomst 's morgens en bij vertrek 's avonds. Daarom spreekt men van oudsher van "stempelen", ook al zijn er nog maar weinig Belgische bedrijven die dit systeem gebruiken.In de loop der tijd zijn de prikklokken moderner geworden. Het meest gangbare model in België maakt gebruik van een RFID-badge, wat de term "badgelezer" voor bedrijven verklaart.

Praktisch gezien verschilt de digitale tijdklok zoals wij die kennen niet veel van zijn voorganger, de mechanische prikklok. Het wezenlijke verschil tussen beide systemen is de digitalisering van de salarisgegevens (aanwezigheidstijden, vakantiedagen, roosters, enz.), en de mogelijkheid om de informatie over te dragen aan salarissoftware. Het handmatig tellen van elk kartonnen vel is dus verleden tijd! Dankzij de nieuwe generatie badgelezers is het proces geautomatiseerd en dus efficiënter.

De verschillende soorten prikklokken

Zoals we zojuist hebben gezien, heeft de prikklok de tand des tijds doorstaan.
In het begin werkte het systeem met kartonnen kaarten die moesten worden gestempeld, voordat het digitaal werd. Tegenwoordig gebruiken de meeste Belgische bedrijven een digitale prikklok. Om het te gebruiken, houdt u gewoon uw badge of kaart voor de badgelezer. In sommige gevallen werkt de badgelezer zelfs met een code.

Hoewel het een zeer praktische oplossing is, is een badgelezer niet volledig gevrijwaard van betrouwbaarheidsproblemen. Sommige werknemers, die het niet zo nauw nemen, hebben een manier gevonden om de regels te omzeilen en aarzelen niet om voor anderen te badgen. Dit heeft als gevolg dat de daadwerkelijke aanwezigheid van een werknemer ter plaatse nog moet worden gecontroleerd, bovendien kunnen hierdoor ook het aantal gemaakte uren worden vervalst.

Gelukkig bestaan er andere tijdregistratiesystemen.
Zo zijn er bijvoorbeeld steeds meer virtuele prikklokken. Hiermee hebt u alleen een internetverbinding nodig om uw tijden in te voeren vanaf uw telefoon, computer of tablet. De online prikklok komt steeds meer in trek bij Belgische bedrijven en heeft sinds de opkomst van het telewerken een hoge vlucht genomen.

Ten slotte zijn er ook biometrische badgelezers. Dit is het meest betrouwbare instrument op de markt, aangezien het gebaseerd is op identificatie aan de hand van een deel van het menselijk lichaam (gewoonlijk de vinger of de iris van het oog). Het is echter nog duur en de installatie ervan is sterk gereguleerd door de Algemene verordening gegevensbescherming (GDPR).

Het kiezen van een prikklok voor uw bedrijf

Bij de keuze van een prikklok moeten een aantal criteria worden gehanteerd.
In de eerste plaats moet er gekeken worden naar het aantal werknemers. Hoe groter het aantal werknemers, hoe belangrijker het is om een prikklok te hebben.

Belangrijk: er is geen minimumaantal werknemers vereist om een tijdregistratiesysteem te installeren. Daarom kunnen alle bedrijven al vanaf één werknemer voorzien worden van een systeem.
Verder is het belangrijk te kijken naar de sector waarin u werkzaam bent en naar uw werkritme (vaste of variabele werktijden, dag- of nachtwerk, enz.).

Ons advies: als u niet op "kantooruren" werkt, of als uw activiteit aan risico's is blootgesteld, raden wij u aan te kiezen voor een zeer geavanceerde prikklok.
Tot slot moet u bij de keuze van uw tijdregistratiesysteem natuurlijk rekening houden met uw budget! Om u een idee te geven: u moet rekenen op een bedrag tussen de 2 000 en 6 000 euro voor een biometrische prikklok, en een bedrag tussen 1 500 tot 2 000 euro voor een prikklok voor 200 werknemers (inclusief badges).

Ons advies: als u een prikklok in uw Belgisch bedrijf wenst te installeren, raden wij u aan de aanbiedingen van verschillende leveranciers te vergelijken voordat u van start gaat.