Adressen voor uw communicatiecampagnes : Gegevens klantenbestand

Een klantenbestand is erg belangrijk voor een bedrijf. Van een klant weet u namelijk dat deze geïnteresseerd is in uw product of dienst. De kans dat een bestaande klant nogmaals een product of dienst bij u afneemt is dus zeer reëel aanwezig. Het is daarom ook belangrijk dat u alle gegevens van uw klanten goed bewaard en dat uw klanten u toestemming geven om hen te contacteren via direct mail, telefoon en e-mail.

Een klantenbestand opbouwen of uitbreiden

Startende ondernemingen hebben nog geen breed klantenbestand inzake hun klanten. Een manier om een bestand met klanten of potentiële klanten op te bouwen is door adressenlijsten aan te kopen. Een goed samengesteld adressenbestand kan veel prospecten bevatten en biedt u dus de mogelijkheid om nieuwe klanten aan te trekken. Op deze manier filtert u de bruikbare adressen uit een adressenlijst en voegt u deze toe aan uw klantenbestand.

Welke gegevens kunnen opgenomen worden in een klantenbestand?

Een klantenbestand is doorgaans uitgebreider dan de meeste adresbestanden die u aankoopt. Als u een adressenlijst koopt dan moet u goed opletten over welke gegevens u de beschikking krijgt. De meeste lijsten bevatten de reguliere NAW-gegevens, oftewel naam, adres en woonplaats. Het telefoonnummer en e-mailadres is niet standaard inbegrepen omdat daar expliciet toestemming voor gegeven moet worden. Dit moet gedaan worden middels het ‘double opt-in’ principe. De prospect dient niet alleen toestemming te geven dat deze gegevens opgenomen mogen worden in de lijst van de samensteller. Dat is niet afdoende namelijk. Er dient ook toestemming gegeven worden voor het feit dat u via telefoon en e-mail contact op mag nemen met de prospect.

Een klant heeft al een zeker interesse in uw bedrijf. Bij een aankoop van een product of de afname van een dienst kunt u uw klant laten instemmen met uw voorwaarden. Onderdeel van deze voorwaarden kan zijn dat u in de toekomst telefonisch en via e-mail contact op mag nemen met uw klant inzake aanvullende producten en diensten.

Een goed klantenbestand bestaat derhalve uit de volgende gegevens:

• naam;
• adres;
• woonplaats;
• telefoonnummer;
• e-mail;
• de branche waarbinnen de klant zich begeeft;
• gegevens van de directe contactpersoon die belast is met de inkoop van producten en diensten;
• de interesses van uw klant;
• informatie over de afname van eerdere producten of diensten.

Welke informatie is belangrijk voor een klantenbestand?

In principe is alle informatie die u over uw klanten kunt verzamelen van belang. Des te meer u over uw klant weet, des te gerichter uw klant een aanbieding kunt doen immers. Een aantal gegevens is daarbij extra van belang voor u. Ten eerste wilt u direct in contact kunnen treden met de persoon die gaat over de inkoop van producten en diensten. Het is immers van belang dat u zo snel mogelijk zaken kunt doen en daarvoor heeft u de juiste persoon nodig. De interesse van uw klant zijn daarnaast ook zeer van belang. Deze interesses kunt u onder meer afmeten aan de aankoop van voorgaande producten of de afname van eerdere diensten.

Tegenwoordig meten veel bedrijven ook interesses af door middel van cookies. Als een prospect de voorwaarden van het plaatsen van bepaalde cookies accepteert, dan kan het betreffende bedrijf bijvoorbeeld meten waar de interesses van de prospect liggen. Er kunnen dan vervolgens aanbiedingen op maat worden gedaan. Door de belangrijkste gegevens over uw klanten zo goed mogelijk in kaart te hebben, kunt u ervoor zorgen dat uw boodschap voor uw klant zo relevant mogelijk is.