Onbetaalde facturen 2026: incassobureau, deurwaarder of advocaat – wat kiest u?

Onbetaalde facturen en wanbetalers zijn een bron van stress en een bedreiging voor uw cashflow. Bovendien kost het opstellen en opvolgen van aanmaningen, het voeren van onderhandelingen en het eventueel nemen van juridische stappen aanzienlijk veel tijd – tijd die u liever besteedt aan uw kernactiviteiten. Gelukkig kunt u dit onaangename karwei uitbesteden. Maar aan wie? Een incassobureau? Een gerechtsdeurwaarder? Of een advocaat? Laut CBS (2026) heeft in Nederland gemiddeld 1 op de 5 MKB-bedrijven maandelijks te maken met één of meer openstaande facturen ouder dan 60 dagen. De gemiddelde betalingsachterstand bij bedrijven bedraagt in 2026 48 dagen (Graydon/Altares, 2026). In dit artikel leest u welke stap wanneer het meest effectief is, en wat de kosten en bevoegdheden zijn van elk type professional.

Stap 1: minnelijke invordering via een incassobureau

De eerste stap bij onbetaalde facturen is altijd de minnelijke (buitengerechtelijke) invordering – het proberen de schuld te innen zonder tussenkomst van de rechter. Een incassobureau is hierin gespecialiseerd. In de minnelijke fase mag een schuldeiser (of een namens hem optredend incassobureau) de schuldenaar onder meer:

• Schriftelijk aanmanen via aanmaningsbrieven (conform de 14-dagenbrief vereiste – BW 6:96 lid 6).
• Telefonisch contacteren om betaling te bevorderen.
• Een betalingsregeling voorstellen en vastleggen.
• Onderhandelen over een minnelijke schikking.

Waarom een incassobureau inschakelen?

Hoewel u als schuldeiser zelf ook minnelijk mag invorderen, kiezen veel bedrijven voor een professioneel incassobureau om de volgende redenen:

• Tijdsbesparing: Het incassobureau neemt de volledige opvolging over – van aanmaningsbrieven tot onderhandelingen.
• Hogere slagingskans: Een professionele aanpak met de juiste juridische toon vergroot de kans op betaling aanzienlijk.
• Juridische kennis: Een incassobureau kent de wettelijke regels rondom aanmaningen, incassokosten en betalingstermijnen.
• No cure no pay: Veel incassobureaus werken op basis van no cure no pay – u betaalt alleen bij succes.

Wki-registratie: verplicht per 1 oktober 2026

Per 1 oktober 2026 zijn incassobureaus in Nederland verplicht geregistreerd te zijn bij Justis (Dienst Justis) op grond van de Wet kwaliteit incassodienstverlening (Wki). Incassokosten aangerekend door een niet-geregistreerd incassobureau zijn civielrechtelijk niet afdwingbaar (Wki art. 18, 2026). Controleer altijd de registratie via justis.nl/registers/incassodienstverleners voordat u een incassobureau inschakelt.

Kosten incassobureau

De kosten van een incassobureau zijn afhankelijk van de werkwijze:

• No cure no pay: Incassobureau ontvangt een percentage van de geïnde schuld – doorgaans 10 tot 25 % van het geïnde bedrag, afhankelijk van de omvang en complexiteit van de vordering.
• Abonnement: Vast maandelijks tarief voor onbeperkte incasso-opdrachten – interessant voor bedrijven met een hoog aantal openstaande vorderingen.
• Wettelijke incassokosten (BIK): De buitengerechtelijke incassokosten die u bij de debiteur in rekening kunt brengen zijn wettelijk vastgesteld via een staffel – minimum € 40, maximum € 6.775 per vordering (Besluit BIK, gewijzigd 1 okt. 2024).

Stap 2: gerechtelijke invordering via een advocaat

Wanneer minnelijke invordering geen resultaat heeft, is de volgende stap een gerechtelijke procedure. Voor een gerechtelijke procedure bij de kantonrechter (vorderingen tot € 25.000) of de rechtbank (vorderingen boven € 25.000) heeft u een advocaat nodig die u vertegenwoordigt. De procedure resulteert – bij succes – in een vonnis dat als executoriale titel dient. Met dit vonnis kan de gerechtsdeurwaarder overgaan tot gedwongen invordering.

Wanneer een advocaat inschakelen?

• Bij vorderingen boven € 25.000 – de rechtbank is dan bevoegd en vertegenwoordiging door een advocaat is verplicht.
• Bij betwiste vorderingen waarbij de schuldenaar de schuld ontkent.
• Bij complexe juridische vraagstukken – bijv. faillissement van de schuldenaar, internationale vorderingen of garantiestelling.
• Bij spoedeisende gevallen waarbij een kort geding gewenst is voor een snelle uitspraak.

Kosten advocaat

Advocaten rekenen doorgaans een uurtarief van € 150 tot € 350 per uur (excl. btw) – afhankelijk van de specialisatie en het kantoor. Bij een gewonnen procedure worden de proceskosten (deels) vergoed door de verliezende partij via een proceskostenveroordeling. Veel advocaten bieden een gratis eerste gesprek aan – vraag altijd naar de kostenraming vooraf.

Stap 3: gedwongen invordering via de gerechtsdeurwaarder

Een gerechtsdeurwaarder is in Nederland een openbaar ambtenaar – benoemd door de Kroon op grond van de Gerechtsdeurwaarderswet (Gdw). De gerechtsdeurwaarder heeft exclusieve bevoegdheden die een gewoon incassobureau of advocaat niet heeft: hij mag optreden op basis van een executoriale titel.

Wat is een executoriale titel?

Een executoriale titel is een document dat de gerechtsdeurwaarder het recht geeft om gedwongen te invorderen. In Nederland zijn de volgende documenten executoriale titels (Rv art. 430):

• Vonnis van de rechtbank of het gerechtshof – na een gewonnen civielrechtelijke procedure.
• Dwangbevel van de Belastingdienst of een overheidsinstantie – voor belasting- en premieschulden.
• Notariële akte – bij hypotheekakten, pandakten of andere notarieel verleden overeenkomsten met een executoriale kracht.
• Beschikking van de rechter – bijv. een dwangsom of een betalingsbevel (Europees betalingsbevel bij grensoverschrijdende vorderingen).

Wat kan een gerechtsdeurwaarder doen met een executoriale titel?

• Loonbeslag leggen: Een deel van het salaris van de schuldenaar wordt direct ingehouden door de werkgever en overgemaakt aan de schuldeiser.
• Bankbeslag leggen: De bankrekening van de schuldenaar wordt geblokkeerd en het saldo overgemaakt aan de schuldeiser.
• Roerende goederen in beslag nemen: Inventaris, voertuigen of andere bezittingen worden in beslag genomen en eventueel verkocht.
• Onroerende goederen executoriaal verkopen: In uiterste gevallen kan een woning of bedrijfspand executoriaal worden verkocht.

Kosten gerechtsdeurwaarder

De tarieven van gerechtsdeurwaarders zijn gedeeltelijk vastgelegd in het Besluit tarieven ambtshandelingen gerechtsdeurwaarders (Btag). Indicatieve kosten 2026 (KBVG, 2026):

• Dagvaarding uitbrengen: € 85 – € 120 (afhankelijk van het type dagvaarding).
• Bankbeslag: € 50 – € 150 per beslagmoment.
• Loonbeslag: € 50 – € 100 per loonperiode.
• Ambtshandelingen (algemeen): vastgelegd in Btag – de schuldenaar betaalt de kosten indien de vordering slaagt.

Meerdere schuldenaars: gebruik de hoofdelijkheidclausule

Heeft u voor één schuld te maken met meerdere debiteuren? Dan bestaat het risico dat zij elkaar de hete aardappel doorgeven. U kunt dit ondervangen door vooraf een hoofdelijkheidclausule in uw algemene voorwaarden of overeenkomst op te nemen. Op grond van BW artikel 6:6 lid 2 kunt u bij hoofdelijkheid de volledige schuld bij één debiteur opeisen – zonder de anderen eerst aan te spreken. Elke schuldenaar is dan voor het gehele bedrag aansprakelijk.

Overzicht: incassobureau, advocaat of gerechtsdeurwaarder?

Bronnen: BW 6:96 / 6:6 / Rv art. 430, Wki art. 18 (Justis 1 okt. 2026), Gdw, Btag 2026, CBS Betalingsmonitor MKB 2026, Graydon/Altares 2026 – Stand oktober 2026