Personeel aannemen en uw loonadministratie aanleggen

1. Checklist startende ondernemers

• Heeft u echt personeel nodig?
Overleg voor u iemand in dienst neemt met uw accountant of administratiekantoor. Zij kunnen u helpen met de vraag of een medewerker rendabel is en of het slim is iemand in dienst te nemen.
• Bedenk wie u nodig heeft
Maak een functieprofiel, dit dwingt u om na te denken over welke kennis, vaardigheden en eigenschappen uw ideale personeelslid moet hebben. Een functieprofiel bestaat in ieder geval uit:

- Functienaam.
- Doel van de functie.
- Verantwoordelijkheden.
- Kerntaken.
- Werkomgeving.
- Dienstverband (aantal uren, tijdelijk of vast contract). Meer informatie hierover vindt u op de site van het Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid.
- Arbeidsvoorwaarden.
- Vereiste opleiding van de kandidaat.
- Minimale werkervaring.
- Persoonskenmerken.

• Werf gericht
Een medewerker zoeken is niet eenvoudig. Daarom is het zinvol eerst goed te kijken via welke kanalen u gaat zoeken.
• Ga voor flexibele contracten
In deze fase van uw onderneming kan het aangaan van langdurige verbanden nog lastig zijn. Al gaan de zaken nu goed, u heeft nog geen zekerheid voor volgend jaar. Of misschien komt u er achter dat u toch liever alleen werkt. Als u een geschikte kandidaat vindt, is het raadzaam om hem / haar eerst een contract voor bepaalde tijd aan te bieden. U kunt daar meer over lezen in het dossier over dienstverbanden.
• Regel de arbeidsvoorwaarden
Natuurlijk moet u ook onderhandelen over het arbeidsvoorwaardenpakket. Dit bestaat onder meer uit:

Primaire arbeidsvoorwaarden

- Salaris. De hoogte checkt u via de salariswijzer.
- Vakantietoeslag.

Secundaire arbeidsvoorwaarden

- Eindejaarsuitkering / dertiende maand.
- Lease-auto.
- Mobiele telefoon.
- Onkostenvergoedingen.
- Overwerktoeslag.
- Pensioenvoorziening.
- Ploegentoeslag.
- Secundaire arbeidsvoorwaarden.
- Reiskostenvergoeding.
- Winstdeling.

Veel van bovenstaande zaken zijn geregeld in een CAO.

• De administratie (verderop in deze handleiding meer informatie hierover)

- Eerstedagsmelding.
- Personeel en loonbelasting.
- Loonadministratie.
- personeelsdossier.

• Regel pensioenen en verzekeringen
Voor iedere werknemer gelden sociale verzekeringen voor de pensioenrechten (AOW en ANW). Als werkgever kunt u aanvullende voorzieningen aanbieden. De premie hiervan deelt u meestal met de werknemer. Vaak is een dergelijke pensioenregeling in de CAO geregeld.
• Regel verzekeringen
Zorg voor een update van uw aansprakelijkheidsverzekering en bedrijfsschadeverzekering. Daarnaast kan het zinvol zijn om uit te zoeken of ook andere verzekeringen voor u aantrekkelijk zijn.
• Regel Arbo-zaken
Als werkgever komen er veel zaken op u af. Zo moet u ook Arbozaken verzorgen. Eén van de eisen is dat u over een risico inventarisatie en –evaluatie (RI&E) beschikt.
• Aanbevolen websites
Informatie over arbeidscontracten op Servicepuntmkb.nl (www.servicepuntmkb.nl)
Informatie over wat personeel kost bij de KvK (www.kvk.nl)
Alles over arbo, verzuim en reïntegratie op Arboportaal.nl (www.arboportaal.nl)

Bron: http://www.zibb.nl/web/Bedrijfsvoering/Bedrijf-starten/Starters-artikel/Personeel-aannemen.htm